Termini e Condizioni di Utilizzo

Termini e condizione del servizio Monk

di Ujiboo S.r.l.

servizio Online v.1.9

Termini e Condizioni – servizio Monk di Ujiboo S.r.l.

Versione 1.9 – Ultimo aggiornamento: 02/02/2026

Art. 1. PREMESSE E DEFINIZIONI

1.1. Premesse:

1.1.1. Il presente documento disciplina l’accesso, l’utilizzo e i rapporti contrattuali relativi alla piattaforma MONK Online (di seguito il “Servizio”) che intercorrono tra Ujiboo S.r.l. (di seguito “Ujiboo”), fornitore della piattaforma, e l’utente, persona fisica o giuridica (di seguito “Utente”), che sottoscrive un abbonamento e utilizzi il Servizio.

1.1.2. L’accettazione dei presenti “Termini & Condizioni” si realizza, per via elettronica, al momento della creazione di un Account sulla piattaforma del Servizio.

1.1.3. La presente versione del documento "Termini & Condizioni" cancella e sostituisce tutte le versioni precedenti.

1.1.4. Ujiboo non è e non può essere ritenuto, in alcun caso, responsabile della veridicità e funzionalità dei dati inseriti dall’Utente.

1.1.5. I modelli AI operano in modalità probabilistica utilizzando e rielaborando i dati e le informazioni fornite dall’Utente (“as a consequence”), che risulta, quindi, responsabile degli stessi ed è tenuto a controllarne coerenza e utilità allo scopo.

1.2. Definizioni:

1.2.1. Utente: qualsiasi persona fisica o giuridica che crea un Account sulla Piattaforma del Servizio al fine di utilizzare le funzionalità di estrazioni dati di Monk.

1.2.2. Team Utenti Monk: Gruppo di Utenti iscritti al Servizio che condividono documenti, configurazioni ed impostazioni in uno spazio comune (Stanza). Tutti i componenti di un Team hanno pari livello, diritti e funzionalità, senza ruoli gerarchici.

1.2.3. Stanza: Spazio virtuale, con relative impostazioni, documenti e funzionalità assegnato ad uno specifico Team e non accessibile dagli altri Utenti.

1.2.4. MONK Online: piattaforma di analisi documentale per l’estrazione di dati e di informazioni strutturate, basata su modelli di intelligenza artificiale, di proprietà di Ujiboo S.r.l., accessibile via Web in modalità Cloud ibrido.

1.2.5. Modelli AI: Programmi o algoritmi informatici ad apprendimento automatico addestrati su un numero elevato di dati eterogenei al fine di realizzare attività specifiche. I modelli impiegati dal Servizio includono:

1.2.5.1. Modelli proprietari: algoritmi AI sviluppati da Ujiboo ed eseguiti su infrastrutture gestite da Ujiboo o da provider selezionati. I dati sono trattati all’interno dell’Unione Europea/SEE in infrastrutture che adottano standard di sicurezza riconosciuti a livello di settore. L’elenco aggiornato dei Subprocessor e le ubicazioni sono disponibili su richiesta e nel Data Processing Agreement (DPA).

1.2.5.2. Modelli AI di terze parti: algoritmi AI interrogati attraverso chiamate API, in modalità Cloud, realizzati e di proprietà di Società terze.

1.2.6. Dati Utente: qualsiasi dato, informazione, contenuto e file caricato dall’utente sulla piattaforma, ivi compresi tutti i risultati, i metadati e le configurazioni generate dall’uso del Servizio.

1.2.7. Scopo: qualsiasi attività o fine per il quale l’Utente utilizza il Servizio interrogando i modelli AI.

1.2.8. Dati Estratti: qualsiasi report, similitudine, raggruppamento di informazioni e dati ricavati dall’analisi dei Dati Utente.

1.2.9. Crediti Monk: unità virtuali consumabili necessarie per la fruizione del Servizio, incluse nei Piani di Abbonamento e/o acquistabili in pacchetti separati, con controvalore fisso e arbitrario rispetto ad una valuta corrente.

1.2.10. Piani di Servizio: pacchetto di funzionalità e crediti acquistabile in blocco dall’Utente con validità mensile rinnovabile senza limitazioni di tempo. Ujiboo prevede i seguenti Piani di Servizio: Piano Free, Piano Starter, Piano Advanced. Ujiboo si riserva di modificare o ampliare nel tempo i Piani e le loro caratteristiche. Vedi listino per caratteristiche e prezzi.

1.2.11. Soft-lock: stato tecnico di limitazione funzionale ed operativa di un Account Utente impostabile da Ujiboo a seguito di violazioni delle Policy e dei Termini di Contratto e/o di morosità nei pagamenti. Il Soft-lock garantisce la sola lettura dei contenuti già elaborati impedendo nuove attività.

1.2.12. Periodo di Retention: Finestra temporale in cui l’Account Utente rimane in sola lettura, a causa di inattività o morosità, che precede la cancellazione definitiva dell’Account stesso. La durata del Periodo di Retention è determinata come segue: Persona fisica: 90 giorni; Persona giuridica: 180 giorni con possibilità di estensione previo pagamento di un corrispettivo in denaro.

1.2.13. SEE: Spazio Economico Europeo.

1.2.14. Sito: Siti Web attraverso i quali l’Utente accede al Servizio: https://www.ujiboo.com e https://www.ujiboo.com/monk

Art. 2. OGGETTO DEL CONTRATTO

2.1. I presenti Termini e Condizioni disciplinano l’accesso, la registrazione e l’utilizzo del software denominato “MONK”, sviluppato e messo a disposizione da Ujiboo S.r.l. (di seguito, la “Società”), nonché dei relativi servizi digitali, funzionalità, moduli e componenti accessori (congiuntamente, il “Servizio”).

2.2. Il Servizio MONK consiste in una piattaforma software basata su tecnologie di intelligenza artificiale, progettata per consentire agli utenti l’upload, l’analisi, l’elaborazione e l’estrazione di informazioni e dati da una pluralità di file eterogenei (documenti testuali, immagini, scansioni, file strutturati e non strutturati, fogli di calcolo e altri formati digitali).

2.3. Il Servizio è erogato in modalità Software as a Service (SaaS) e può essere utilizzato tramite accesso remoto in cloud ovvero mediante installazione ed esecuzione del Software su infrastrutture del Cliente, secondo quanto previsto dai piani contrattuali e dalle specifiche tecniche applicabili.

2.4. MONK opera mediante sistemi di elaborazione automatizzata e modelli di intelligenza artificiale, anche di natura probabilistica, finalizzati all’analisi dei contenuti caricati dall’utente e alla generazione di output informativi, analitici o riepilogativi. Il Servizio costituisce strumento di supporto decisionale e di elaborazione automatizzata dei dati e non sostituisce in alcun caso il giudizio umano, né l’attività di professionisti qualificati o abilitati.

2.5. Gli output generati dal Software hanno natura meramente informativa e analitica; non sono certificati; non hanno valore legale, probatorio o vincolante; non garantiscono completezza, correttezza o accuratezza assoluta.

2.6. Il Servizio non fornisce consulenza legale, fiscale, contabile, tecnica, professionale o specialistica di alcun tipo. L’eventuale utilizzo degli output per tali finalità avviene sotto l’esclusiva responsabilità dell’Utente.

2.7. Eventuali condizioni particolari (Order Form enterprise, Data Processing Agreement – DPA) integrano e, in caso di conflitto, prevalgono sulle presenti Condizioni.

Art. 3. AMBITO DI APPLICAZIONE

3.1. I presenti Termini e Condizioni disciplinano l’utilizzo del Servizio MONK da parte di tutti gli utenti che accedono al Software, indipendentemente dalla qualifica rivestita, sia in qualità di consumatori sia in qualità di professionisti o soggetti giuridici.

3.2. Ai fini dei presenti Termini e Condizioni: per consumatore si intende la persona fisica che agisce per scopi estranei all’attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale eventualmente svolta; per utente professionale si intende qualsiasi soggetto che acceda o utilizzi il Servizio nell’esercizio o per le finalità della propria attività economica o professionale.

3.3. L’Utente che si registra al Servizio per conto di una società, ente o organizzazione dichiara e garantisce di essere legittimamente autorizzato a rappresentare il soggetto giuridico di riferimento. In tali casi, il contratto si intende concluso tra la Società e il soggetto giuridico rappresentato.

3.4. Qualora l’Utente rivesta la qualifica di consumatore, troveranno applicazione le disposizioni inderogabili previste dal D.Lgs. 206/2005 (Codice del Consumo). In caso di contrasto, prevarranno le norme di legge inderogabili.

3.5. Il Servizio è destinato a utenti residenti o stabiliti sia all’interno dell’Unione Europea sia in Paesi extra UE. Resta ferma l’applicazione della legge italiana e delle disposizioni previste dai presenti Termini e Condizioni.

Art. 4. MODALITÀ DI ACCESSO E REGISTRAZIONE

4.1. L’accesso al Servizio MONK è consentito esclusivamente previa registrazione dell’Utente mediante la creazione di un account personale (l’“Account”). La registrazione può avvenire mediante inserimento di indirizzo di posta elettronica e creazione di credenziali di accesso ovvero mediante sistemi di autenticazione di terze parti (SSO).

4.2. La registrazione è subordinata alla verifica dell’indirizzo di posta elettronica. Possono registrarsi esclusivamente soggetti che abbiano compiuto il diciottesimo (18°) anno di età e che siano legalmente capaci di contrarre.

4.3. Ciascun Utente può creare un solo Account personale, salvo diversa autorizzazione espressa da parte della Società. Le credenziali di accesso sono strettamente personali e non cedibili.

4.4. Ogni accesso al Servizio e ogni attività compiuta tramite l’Account si presume effettuata dall’Utente titolare dello stesso, salvo prova contraria. Il contratto si intende concluso al momento della registrazione dell’Account, previa accettazione dei presenti Termini e Condizioni.

4.5. La Società si riserva il diritto di rifiutare o non confermare una richiesta di registrazione, sospendere temporaneamente l’Account, disattivare o chiudere definitivamente l’Account, qualora riscontri violazioni dei presenti Termini e Condizioni, utilizzi non conformi del Servizio o comportamenti potenzialmente dannosi. La sospensione o cessazione dell’Account non pregiudica il diritto della Società di agire per il risarcimento di eventuali danni né comporta, salvo quanto diversamente previsto dalla legge, alcun diritto al rimborso in favore dell’utente.

Art. 5. MODALITÀ DI EROGAZIONE DEL SERVIZIO

5.1. Il Servizio MONK è fornito in modalità digitale mediante piattaforma software accessibile online e/o mediante installazione su infrastrutture del Cliente, secondo quanto previsto dal piano o dall’accordo contrattuale applicabile.

5.2. La Società si riserva la facoltà di adottare, integrare o sostituire nel tempo infrastrutture, componenti software, modelli di intelligenza artificiale, servizi cloud o fornitori tecnologici, senza che ciò comporti modifica sostanziale del Servizio né dia diritto ad alcuna pretesa, indennizzo o risarcimento da parte dell’Utente.

5.3. L’Utente riconosce che l’elaborazione dei dati e dei contenuti caricati può avvenire attraverso sistemi automatici e infrastrutture tecnologiche distribuite, anche localizzate in Paesi diversi, nel rispetto della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e secondo quanto indicato nell’Informativa Privacy.

5.4. Il Servizio può includere funzionalità identificate come “Beta”, sperimentali o in fase di sviluppo, fornite “così come sono”, senza garanzia di continuità, stabilità o affidabilità.

5.5. La Società si riserva la facoltà di sospendere temporaneamente l’erogazione del Servizio per esigenze tecniche, aggiornamenti, manutenzione o in caso di eventi indipendenti dalla propria volontà. Ujiboo adotta misure organizzative e tecniche finalizzate a garantire la continuità operativa e la resilienza del Servizio, compatibilmente con la natura SaaS della piattaforma.

Art. 6. FUNZIONALITÀ DEL SOFTWARE MONK

6.1. Il Software MONK mette a disposizione dell’Utente funzionalità digitali finalizzate alla gestione, analisi ed elaborazione automatizzata di contenuti e documenti in formato digitale, incluse, a titolo esemplificativo: caricamento e gestione di file; analisi automatizzata mediante sistemi di intelligenza artificiale; estrazione di informazioni e dati strutturati e non strutturati; classificazione e organizzazione documentale; indicizzazione e ricerca; generazione di report e output informativi; esportazione dei risultati; integrazione mediante API; utilizzo collaborativo tramite stanze virtuali e team di lavoro.

6.2. La Società non garantisce che l’analisi o l’estrazione delle informazioni sia completa, accurata o idonea a specifiche finalità. Le funzionalità possono essere differenziate in base al piano o all’abbonamento sottoscritto. L’accesso alle API è consentito esclusivamente a clienti selezionati e secondo specifiche condizioni tecniche e contrattuali stabilite dalla Società.

Art. 7. ACCOUNT, SICUREZZA E RESPONSABILITÀ DELL’UTENTE

7.1. L’Utente garantisce la veridicità, completezza e correttezza dei dati forniti in fase di registrazione e si impegna a mantenerli aggiornati. L’Account è personale e non cedibile. L’Utente è responsabile della custodia e della riservatezza delle proprie credenziali di accesso e si impegna ad adottare misure di sicurezza adeguate, incluse password robuste e, ove disponibile, l’utilizzo obbligatorio di sistemi di autenticazione a più fattori (MFA).

7.2. In presenza di attività anomale, sospette o potenzialmente pregiudizievoli per la sicurezza del Servizio, la Società potrà disporre la sospensione cautelativa dell’Account (hard-lock), anche senza preavviso. Durante il periodo di sospensione cautelativa, l’Utente non potrà accedere al Servizio. I dati dell’Utente resteranno trattati secondo quanto previsto dall’Informativa Privacy.

7.3. Qualora le cause che hanno determinato la sospensione non vengano rimosse entro trenta (30) giorni, ovvero in caso di mancata collaborazione da parte dell’Utente, la Società potrà procedere alla risoluzione del contratto. La sospensione o la cessazione dell’Account non dà diritto ad alcun rimborso, salvo quanto diversamente previsto da norme inderogabili di legge.

7.4. È fatto divieto all’Utente di cedere, condividere o consentire l’utilizzo del proprio Account a soggetti terzi, al di fuori delle modalità espressamente previste per l’utilizzo collaborativo tramite team o stanze virtuali. L’Utente si impegna a utilizzare il Servizio in modo conforme alla legge e ai presenti Termini e Condizioni e manleva la Società da qualsiasi pretesa, danno o richiesta avanzata da terzi derivante da un uso illecito o non conforme del Software.

Art. 8. SISTEMA DI CREDITI MONK E MODALITÀ DI CONSUMO

8.1. Il Servizio MONK opera secondo un sistema di crediti virtuali (“Crediti”), intesi esclusivamente quali unità di misura del consumo del Servizio, prive di valore monetario autonomo, non qualificabili come valuta o mezzo di pagamento.

8.2. I Crediti sono inclusi nei piani di abbonamento e/o acquistabili mediante pacchetti aggiuntivi. Sono personali e non trasferibili. Hanno validità di trenta (30) giorni dalla data di acquisto o di assegnazione e non sono cumulabili né trasferibili tra periodi successivi.

8.3. Il consumo dei Crediti avviene all’avvio dell’elaborazione richiesta dall’Utente, indipendentemente dall’esito dell’operazione. Le stime indicative del consumo hanno valore meramente orientativo; il consumo effettivo e definitivo è esclusivamente quello calcolato e registrato dal sistema MONK.

8.4. I Crediti utilizzati non sono in alcun caso rimborsabili, convertibili in denaro o riaccreditabili. Eventuali richieste di rettifica del consumo sono ammesse esclusivamente in presenza di errore materiale oggettivamente dimostrabile. In caso di discrepanza tra le informazioni visualizzate nell’interfaccia utente e i dati registrati dal sistema, prevalgono i valori contabilizzati dal sistema MONK.

Art. 9. PIANI, ABBONAMENTI E CONDIZIONI ECONOMICHE

9.1. Il Servizio MONK è offerto mediante diversi piani di utilizzo e abbonamenti (Free, Starter, Advance e altri), differenziati per funzionalità disponibili, dotazione di Crediti e condizioni economiche, secondo quanto indicato nel listino vigente pubblicato sul sito della Società.

9.2. Piano Free: consente l’utilizzo del Servizio con funzionalità limitate e una dotazione ridotta di Crediti, senza possibilità di acquisto di pacchetti aggiuntivi. L’Utente può effettuare l’upgrade verso un piano a pagamento in qualsiasi momento. Il Downgrade verso il piano Free è sempre consentito e produce effetti al termine naturale del periodo già pagato. In caso di inattività dell’Account per un periodo superiore a dodici (12) mesi, la Società potrà avviare la procedura di cancellazione dell’Account.

9.2.1. Con riferimento agli utenti del piano Free, la Società non utilizza i contenuti caricati per l’addestramento dei modelli di intelligenza artificiale. La Società potrà tuttavia utilizzare, in forma aggregata e anonimizzata, esclusivamente informazioni relative a metadati (quali tipo di file, numero di pagine, configurazioni dell’estrattore, strutture di estrazione e tipologie documentali), e mai il contenuto testuale o immagine dei documenti, al solo fine di migliorare il Servizio, senza possibilità di risalire ai contenuti o all’identità degli utenti.

9.3. Piani a pagamento: prevedono canoni con cadenza mensile o annuale. Il pagamento è effettuato anticipatamente. I Crediti inclusi nel piano si rinnovano mensilmente e scadono al termine del periodo di competenza. I pacchetti aggiuntivi hanno validità rolling e restano utilizzabili per dodici (12) mesi dall’ultimo pagamento, con priorità di consumo dei Crediti prossimi alla scadenza.

9.4. L’upgrade verso un piano superiore ha efficacia immediata e comporta l’addebito pro-rata della differenza di prezzo. Il downgrade verso un piano inferiore ha efficacia dal periodo di fatturazione successivo. Salvo disdetta comunicata almeno quattordici (14) giorni prima della scadenza, l’abbonamento si rinnova automaticamente per pari durata, alle condizioni economiche vigenti al momento del rinnovo.

9.5. I canoni di abbonamento sono fatturati anticipatamente. I pagamenti sono gestiti esclusivamente tramite piattaforma di pagamento online; la Società non tratta né conserva i dati di pagamento dell’Utente. Tutti i corrispettivi si intendono al netto di IVA e di eventuali imposte applicabili.

9.6. In caso di mancato pagamento alla scadenza, l’Account entra in stato di soft-lock, che consente l’accesso ai dati ma inibisce l’utilizzo delle funzionalità che comportano consumo di Crediti. Lo stato di soft-lock cessa con la regolarizzazione del pagamento o con il downgrade al piano Free. Trascorsi trenta (30) giorni senza regolarizzazione, la Società potrà risolvere il contratto e avviare la procedura di cancellazione dell’Account. La Società si riserva la facoltà di modificare i canoni di abbonamento, previa comunicazione all’Utente con almeno trenta (30) giorni di preavviso; entro tale termine l’Utente potrà recedere dal contratto senza penali.

Art. 10. TEAM DI LAVORO E STANZE VIRTUALI

10.1. Il Servizio MONK consente agli utenti di operare in modalità collaborativa mediante la creazione di Team di lavoro e stanze virtuali, all’interno delle quali più utenti possono condividere documenti, configurazioni, estrattori e output generati dal Software.

10.2. I membri di ciascun Team operano in condizione di parità, non essendo previsto alcun ruolo di amministratore. Il primo utente che crea il Team (di seguito “Creatore del Team”) è designato come referente per le comunicazioni formali della Società relative al team stesso (incluse notifiche di violazione o provvedimenti); al Creatore del Team non sono attribuiti poteri speciali sui contenuti altrui. Il Creatore del Team può invitare altri utenti e, una volta aggiunti, ciascun membro può a sua volta invitare ulteriori partecipanti.

10.3. L’accesso al team avviene esclusivamente previa accettazione esplicita dell’invito da parte del destinatario. All’interno delle stanze virtuali, i documenti, le configurazioni, gli estrattori e le impostazioni sono condivisi tra i membri del team secondo le modalità previste dal Servizio. Ciascun membro mantiene la titolarità e la proprietà dei documenti e dei contenuti da lui caricati e condivisi nel team.

10.4. In caso di uscita volontaria dal team o di rimozione da parte di altri membri, l’Utente perde immediatamente l’accesso ai contenuti del team. In caso di cancellazione dell’Account, l’Utente viene automaticamente rimosso dal team e i documenti da lui caricati all’interno delle stanze del team vengono eliminati. Il team si intende automaticamente sciolto nel momento in cui non residuino più membri attivi al suo interno.

10.5. Ciascun membro del team è responsabile dell’utilizzo conforme del Servizio e garantisce di avere titolo, diritto e legittimazione alla condivisione dei documenti e dei dati caricati. Ciascun membro è responsabile in solido verso Ujiboo per le violazioni commesse all’interno del team. La Società non effettua alcuna verifica preventiva sulla titolarità o liceità dei contenuti condivisi tra i membri del team e non interviene nella gestione dei team né risolve conflitti tra utenti. Ciascun membro utilizza esclusivamente i propri Crediti.

Art. 11. RESPONSABILITÀ NELL’UTILIZZO COLLABORATIVO DEL SERVIZIO

11.1. Nell’ambito dell’utilizzo collaborativo del Servizio tramite team e stanze virtuali, ciascun Utente è responsabile esclusivamente delle proprie azioni, fatti salvi i casi di dolo, concorso o cooperazione consapevole nella violazione. Ogni Utente è responsabile dei contenuti, documenti, dati e informazioni da lui caricati, condivisi o modificati all’interno dei team.

11.2. La Società non esercita alcun controllo preventivo sui contenuti condivisi tra i membri dei team. In caso di caricamento o condivisione di contenuti illeciti, non autorizzati o lesivi di diritti di terzi, la responsabilità ricade esclusivamente sull’utente che li ha immessi nel Servizio. Gli altri membri del team che vengano a conoscenza della natura illecita o non conforme dei contenuti condivisi sono tenuti a darne tempestiva segnalazione alla Società.

11.3. Gli utenti si impegnano a manlevare e tenere indenne la Società da qualsiasi reclamo, richiesta, azione, danno, sanzione o costo derivanti dall’utilizzo collaborativo del Servizio, dalla condivisione dei contenuti o da violazioni poste in essere da uno o più membri del team. La Società potrà intervenire esclusivamente nei casi previsti dalla legge, su ordine dell’autorità competente o qualora sia necessario per tutelare la sicurezza del Servizio, dei dati o dei diritti di terzi. I log di sistema e le registrazioni tecniche generate dalla piattaforma fanno piena fede ai fini dell’accertamento delle attività svolte.

Art. 12. PROPRIETÀ INTELLETTUALE

12.1. Il Software MONK, i relativi moduli, componenti, interfacce, modelli di intelligenza artificiale proprietari, la documentazione tecnica e funzionale, nonché ogni ulteriore elemento del Servizio, sono di titolarità esclusiva di Ujiboo S.r.l. o dei soggetti da essa legittimamente autorizzati, e sono protetti dalle normative vigenti in materia di proprietà intellettuale e industriale.

12.2. L’Utente mantiene la titolarità esclusiva dei dati, documenti, contenuti e materiali da lui caricati o generati nell’ambito dell’utilizzo del Servizio (“Dati Utente”). Gli output generati dal Software a partire dai Dati Utente appartengono all’Utente che li ha prodotti. La Società concede all’Utente una licenza d’uso personale, limitata, non esclusiva, non trasferibile e non sublicenziabile del Software, valida esclusivamente per la durata del contratto e nei limiti del piano di abbonamento sottoscritto.

12.3. È fatto espresso divieto all’Utente di: copiare, modificare, adattare o creare opere derivate del Servizio; effettuare reverse engineering, decompilazione o disassemblaggio del Software, salvo nei limiti inderogabili di legge; utilizzare il Servizio per finalità illecite o lesive di diritti di terzi.

12.4. L’Utente garantisce di non caricare, né di consentire che vengano caricati attraverso il proprio Account, dati personali appartenenti a categorie particolari di cui all’art. 9 del GDPR (quali, a titolo esemplificativo, dati sanitari, biometrici, genetici, opinioni politiche o sindacali, orientamento sessuale), a meno di non aver sottoscritto con Ujiboo un apposito Data Processing Agreement (DPA) per il trattamento di tali categorie. L’Utente è l’unico e esclusivo responsabile delle violazioni di tale obbligo e manleva Ujiboo da qualsiasi conseguenza derivante dalla presenza di tali dati sulla Piattaforma.

12.5. In relazione all’addestramento dei modelli di intelligenza artificiale: i contenuti caricati dagli utenti titolari di piani a pagamento non sono utilizzati per finalità di Training; i dati dei piani a pagamento sono isolati in Cluster infrastrutturali dedicati che non alimentano i modelli di Training; i contenuti caricati dagli utenti che utilizzano il piano Free possono essere utilizzati dalla Società per l’addestramento dei propri modelli, nel rispetto della normativa applicabile; la Società può utilizzare, per tutti gli utenti, esclusivamente in forma aggregata e anonimizzata, informazioni relative a metadati (configurazioni, strutture di estrazione, tipologie documentali) e mai il contenuto testuale o immagine dei documenti, al solo fine di migliorare il Servizio, senza possibilità di risalire ai contenuti o ai titolari.

12.6. I marchi, i nomi commerciali, i loghi e i segni distintivi “Ujiboo” e “MONK” sono di titolarità della Società. Per quanto concerne il trattamento dei dati personali, l’utente agisce di regola quale Titolare del trattamento, mentre la Società opera quale Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, secondo quanto disciplinato nel Data Processing Agreement (DPA) e nell’Informativa Privacy. In caso di conflitto tra i presenti Termini e Condizioni e il DPA, prevarranno le disposizioni del DPA, limitatamente agli aspetti relativi al trattamento dei dati personali.

Art. 13. DATI E CONTENUTI DELL’UTENTE

13.1. Nell’ambito dell’utilizzo del Servizio, l’Utente può caricare, archiviare ed elaborare documenti, immagini, scansioni, file strutturati, fogli di calcolo e, in generale, contenuti digitali di diversa natura e formato. L’efficacia delle funzionalità di analisi ed estrazione dipende, tra l’altro, dai formati supportati, dalla qualità, integrità, leggibilità e struttura dei file caricati.

13.2. È fatto espresso divieto di caricare, trasmettere o condividere tramite il Servizio: contenuti illeciti o contrari alla legge; contenuti che violino diritti di terzi; Malware, Virus o codice dannoso; dati personali di terzi in assenza di idoneo titolo giuridico; categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 del GDPR, salvo quanto espressamente consentito dai presenti Termini e Condizioni o da specifico accordo scritto.

13.3. L’Utente è l’unico responsabile dei contenuti caricati, trattati o condivisi mediante il Servizio e garantisce di disporre di tutti i diritti, le autorizzazioni e le basi giuridiche necessarie al relativo trattamento. La Società non effettua controlli preventivi sui contenuti dell’Utente e non assume alcuna responsabilità in merito alla loro liceità, correttezza, completezza o idoneità a specifiche finalità.

13.4. I contenuti caricati dall’Utente sono utilizzati dalla Società esclusivamente per le finalità di erogazione del Servizio, nei limiti e secondo le modalità previste dai presenti Termini e Condizioni, dall’Informativa Privacy e dal Data Processing Agreement, ove applicabile.

13.5. L’accesso ai contenuti è consentito esclusivamente all’Utente e ai membri dei team da lui autorizzati. La Società può accedere ai dati solo per esigenze tecniche, di assistenza, sicurezza o manutenzione, secondo procedure interne tracciate e limitate, e non accede ai contenuti in chiaro per finalità diverse dall’erogazione tecnica del servizio, fatto salvo l’obbligo di cooperazione con le autorità su provvedimento vincolante.

13.6. I dati e i contenuti dell’Utente restano disponibili per tutta la durata dell’Account attivo. L’Utente può in ogni momento procedere alla cancellazione dei propri contenuti mediante le funzionalità del Servizio.

13.7. In caso di inattività, sospensione o morosità dell’Account, i dati dell’utente potranno essere conservati in modalità di sola lettura per un periodo limitato prima della cancellazione definitiva: per persone fisiche, una finestra di conservazione fino a centottanta (180) giorni, con possibilità di richiedere un’estensione a pagamento; per persone giuridiche, una finestra di conservazione fino a novanta (90) giorni. Resta ferma l’applicazione delle disposizioni di legge in materia di conservazione dei dati. Decorso il periodo di Retention applicabile, i dati e i contenuti dell’Utente potranno essere definitivamente cancellati, senza possibilità di recupero.

13.8. La Società può adottare sistemi di backup a fini tecniche e di sicurezza, i quali non costituiscono archivio permanente dei dati dell’utente. L’Utente resta responsabile della conservazione di copie autonome dei propri contenuti.

13.9. Il presente articolo si coordina con quanto previsto dagli Articoli 10 e 11 e non limita in alcun modo i diritti riconosciuti all’interessato ai sensi della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.

Art. 14. COOPERAZIONE CON LE AUTORITÀ COMPETENTI E PRESERVAZIONE DEI DATI

14.1. Ai sensi e per gli effetti della vigente normativa italiana (con specifico riferimento agli artt. 132 e 144-ter del D.Lgs. 196/2003 – Codice Privacy, e all’art. 7 del D.Lgs. 70/2003), Ujiboo S.r.l., in qualità di fornitore di servizi di hosting e di responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR, non esercita alcuna attività di monitoraggio preventivo, valutazione o controllo sulla liceità dei contenuti caricati dagli Utenti.

14.2. Non è previsto alcun sistema di segnalazione da parte di privati per la presunta illiceità di contenuti. Ujiboo non valuta, analizza o giudica segnalazioni provenienti da soggetti diversi dalle Autorità pubbliche competenti.

14.3. Ujiboo si impegna a cooperare esclusivamente con le Autorità Giudiziarie o Amministrative competenti (quali, a titolo esemplificativo, l’Autorità Giudiziaria, il Garante per la protezione dei dati personali, le Forze di Polizia nell’ambito di specifiche indagini) che avanzino una richiesta formale, motivata e legittima ai sensi di legge (es.: decreto, ordinanza, mandato).

14.4. In caso di ricezione di un valido provvedimento dell’Autorità competente che ordini specificamente a Ujiboo di: a) Disabilitare l’accesso a un contenuto identificato univocamente; b) Preservare e non alterare dati e metadati per finalità di accertamento; c) Consentire l’accesso a dati specifici; Ujiboo provvederà a eseguire il mandato nei limiti tecnici e giuridici della richiesta.

14.5. L’accesso tecnico ai dati e ai contenuti, ove richiesto dall’Autorità, sarà concesso esclusivamente al personale espressamente e formalmente designato da Ujiboo per la cooperazione con le Autorità, e sarà limitato allo stretto scopo e alla durata indicati nel provvedimento. Tale accesso sarà oggetto di registrazione e tracciamento.

14.6. In assenza di un provvedimento vincolante di un’Autorità competente, Ujiboo non interverrà in alcun modo sui contenuti caricati dagli Utenti, ivi inclusa la disattivazione, la cancellazione o la limitazione dell’accesso, salvo nei casi espressamente previsti dal presente contratto per finalità tecniche (es. Art. 7 – Sicurezza dell’Account in caso di compromissione delle credenziali).

14.7. L’Utente-Titolare del trattamento rimane l’unico e pieno responsabile della liceità dei contenuti caricati e della gestione delle eventuali controversie con terzi in merito a tali contenuti. Ujiboo è estraneo a qualsiasi controversia tra Utenti o tra Utenti e terzi riguardante i contenuti.

Art. 15. INTELLIGENZA ARTIFICIALE E MODELLI DI TERZE PARTI

15.1. Il Servizio MONK utilizza sistemi di intelligenza artificiale per l’analisi, l’elaborazione e l’estrazione di informazioni dai contenuti caricati dagli utenti. L’Utente riconosce che i sistemi di intelligenza artificiale operano secondo logiche automatiche e probabilistiche, e che gli output generati possono variare in funzione dei dati di input, delle configurazioni selezionate e delle risorse di elaborazione impiegate.

15.2. Gli output generati dal Servizio hanno finalità meramente informative e di supporto decisionale e non costituiscono consulenza professionale, legale, fiscale, tecnica o di altra natura. La Società non garantisce l’accuratezza, completezza, affidabilità o idoneità degli output a specifiche finalità.

15.3. La Società può utilizzare modelli di intelligenza artificiale proprietari e/o modelli forniti da terze parti, anche mediante integrazione tramite API. I modelli di terze parti possono variare nel tempo. L’Utente riconosce che non instaura alcun rapporto diretto con i fornitori dei modelli di terze parti e che la Società non risponde di eventuali malfunzionamenti, indisponibilità o limitazioni derivanti da tali servizi.

15.4. L’utilizzo di modelli di terze parti può comportare il trasferimento di dati verso Paesi situati al di fuori dell’Unione Europea. In tali casi, la Società adotta garanzie adeguate ai sensi degli articoli 44 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679, incluse clausole contrattuali standard (SCC) e misure supplementari. Le informazioni relative all’utilizzo di modelli di intelligenza artificiale e ai fornitori tecnologici possono essere rese disponibili all’utente tramite l’interfaccia del Servizio, la documentazione tecnica o su richiesta.

Art. 16. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

16.1. Il trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito dell’utilizzo del Servizio è disciplinato dall’Informativa Privacy, che costituisce parte integrante dei presenti Termini e Condizioni. L’Informativa Privacy è disponibile sul Sito e consultabile nella Pagina Elenco Trattamenti al seguente percorso: www.datipersonali.net/ujiboo_srl.

16.2. In relazione ai dati personali trattati mediante il Servizio, l’Utente agisce, di regola, quale Titolare del trattamento, mentre Ujiboo S.r.l. opera quale Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), secondo quanto previsto nel relativo Data Processing Agreement (DPA). In quanto Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, Ujiboo tratta i dati personali solo su istruzioni documentate del Titolare (l’Utente) e non accede ai contenuti in chiaro per finalità diverse dall’erogazione tecnica del servizio, fatto salvo l’obbligo di cooperazione con le autorità su provvedimento vincolante.

16.3. Il Data Processing Agreement è reso disponibile su richiesta ed è sottoscrivibile in modalità elettronica. In caso di conflitto tra i presenti Termini e Condizioni e il DPA, prevalgono le disposizioni del DPA limitatamente agli aspetti relativi al trattamento dei dati personali.

16.4. I dati personali sono trattati per finalità connesse all’erogazione del Servizio, alla gestione del rapporto contrattuale e amministrativo, alla sicurezza dei sistemi e all’adempimento di obblighi di legge. Il trattamento avviene nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, integrità e riservatezza, nonché mediante l’adozione di misure tecniche e organizzative adeguate. Ujiboo adotta procedure interne finalizzate alla prevenzione, gestione e mitigazione degli incidenti di sicurezza informatica.

16.5. Gli interessati possono esercitare i diritti previsti dagli articoli 15–22 del GDPR secondo le modalità e i canali indicati nell’Informativa Privacy. Eventuali trasferimenti di dati personali verso Paesi situati al di fuori dell’Unione Europea avvengono nel rispetto della normativa applicabile e secondo le garanzie indicate nell’Informativa Privacy. I tempi di conservazione dei dati personali sono determinati secondo quanto previsto nell’Informativa Privacy. Per tutti gli aspetti relativi alla protezione dei dati personali non espressamente disciplinati nei presenti Termini e Condizioni, fanno esclusivo riferimento l’Informativa Privacy e, ove applicabile, il Data Processing Agreement.

Art. 17. LIMITAZIONI DI RESPONSABILITÀ

17.1. Il Servizio è fornito “così com’è” e “come disponibile”, fatti salvi i diritti inderogabili riconosciuti all’utente dalla normativa vigente. L’Utente prende atto che il Servizio utilizza tecnologie di intelligenza artificiale a carattere automatico e probabilistico, e che gli output generati possono contenere errori, omissioni o imprecisioni.

17.2. Il Servizio non è progettato né destinato a costituire l’unico strumento su cui basare decisioni critiche o ad alto impatto. L’Utente è tenuto a verificare, validare e contestualizzare autonomamente i risultati prima di qualsiasi utilizzo.

17.3. Fatto salvo quanto previsto da norme inderogabili di legge, la Società non risponde per: danni indiretti, incidentali o consequenziali; perdita di profitto, di opportunità o di avviamento; perdita o alterazione dei dati, salvo dolo o colpa grave; interruzioni o malfunzionamenti derivanti da cause non imputabili alla Società; utilizzi del Servizio non conformi ai presenti Termini e Condizioni. La Società non è responsabile delle decisioni assunte dall’Utente sulla base degli output generati dal Servizio.

17.4. Le presenti limitazioni non si applicano alla responsabilità di Ujiboo derivante da violazione degli obblighi di protezione dei dati personali a essa incombenti in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR, salvo che la violazione sia attribuibile all’Utente-Titolare.

17.5. In nessun caso la responsabilità complessiva della Società potrà eccedere, per utenti B2B, l’importo complessivamente corrisposto dall’utente nei dodici (12) mesi precedenti l’evento che ha dato origine alla pretesa. Per gli utenti qualificabili come consumatori, le limitazioni di responsabilità si applicano nei limiti consentiti dal Codice del Consumo. Restano escluse da qualsiasi limitazione o esclusione di responsabilità le ipotesi di dolo o colpa grave della Società, nonché la responsabilità per morte o lesioni personali.

17.6. Nessuna delle parti potrà essere ritenuta responsabile per ritardi o inadempimenti dovuti a eventi di forza maggiore o comunque fuori dal proprio ragionevole controllo (calamità naturali, guerre, pandemie, blackout, attacchi informatici, provvedimenti normativi imprevisti, ecc.). In tali ipotesi, l’esecuzione delle obbligazioni contrattuali resterà sospesa per tutta la durata dell’evento di forza maggiore, senza che ciò comporti responsabilità o diritto a risarcimenti.

Art. 18. DIRITTO DI RECESSO E SUA ESCLUSIONE

18.1. Il contratto tra l’Utente e la Società si considera concluso al momento del primo acquisto di un piano a pagamento. Ai sensi degli articoli 52 e seguenti del D.Lgs. 206/2005 (Codice del Consumo), l’Utente che riveste la qualifica di consumatore ha diritto di recedere dal contratto entro quattordici (14) giorni dalla conclusione dello stesso, senza penalità e senza obbligo di motivazione.

18.2. Il Servizio è fornito in modalità Software as a Service (SaaS) e si considera eseguito con il primo pagamento del piano prescelto da parte dell’Utente. Ai sensi dell’art. 59, comma 1, lett. a) e o) del D.Lgs. 206/2005, il diritto di recesso non si applica nel caso in cui l’esecuzione del Servizio sia iniziata con il consenso espresso del consumatore e con l’accettazione della perdita del diritto di recesso.

18.3. Prima della conferma del primo pagamento, l’Utente è espressamente informato: dell’avvio immediato dell’esecuzione del Servizio; della conseguente perdita del diritto di recesso; della natura digitale e continuativa del Servizio. L’Utente deve manifestare consenso espresso a tali condizioni mediante apposito pop-up, banner informativo e/o checkbox obbligatoria; è inoltre richiesta una conferma esplicita e separata (“Doppia conferma”), quale ad esempio: “SÌ, sono consapevole che il servizio inizia ora e perdo il diritto di recesso”. Senza tale doppia conferma non è possibile completare l’acquisto.

18.4. In presenza di avvenuta esecuzione del Servizio, il diritto di recesso si intende definitivamente decaduto. In caso di esercizio del diritto di recesso prima dell’avvio dell’esecuzione del Servizio, la Società provvederà al rimborso degli importi eventualmente corrisposti entro quattordici (14) giorni dalla ricezione della richiesta. I crediti già consumati non sono in alcun caso rimborsabili. Il diritto di recesso non si applica al piano Free. Il diritto di recesso, ove applicabile, può essere esercitato esclusivamente tramite l’area riservata dell’utente, nella sezione “Gestione Abbonamento”. Il diritto di recesso previsto dal Codice del Consumo non si applica ai contratti conclusi da Utenti che agiscono in qualità di professionisti o imprese. Per gli utenti Business, eventuali diritti di recesso, risoluzione anticipata o rimborso possono essere riconosciuti esclusivamente ove espressamente previsti in un Order Form, contratto dedicato o accordo scritto separato.

Art. 19. DURATA, RISOLUZIONE E CESSAZIONE DEL CONTRATTO

19.1. Il contratto tra l’Utente e la Società ha durata indeterminata e resta efficace fino a disdetta, risoluzione o cessazione secondo quanto previsto dai presenti Termini e Condizioni. In caso di sottoscrizione di un piano a pagamento, il contratto si rinnova automaticamente e tacitamente per periodi di pari durata, salvo disdetta comunicata dall’Utente nei termini indicati.

19.2. Il contratto può cessare per: disdetta dell’utente; cancellazione dell’Account; esercizio del diritto di recesso, ove applicabile; risoluzione per inadempimento. La Società potrà risolvere il contratto, ai sensi dell’art. 1456 c.c., in caso di: violazione dei presenti Termini e Condizioni; utilizzo illecito o non conforme del Servizio; mancato pagamento dei corrispettivi dovuti; violazione dei diritti di proprietà intellettuale; violazioni in materia di sicurezza, protezione dei dati personali o utilizzo dei sistemi. Nei casi di particolare gravità o di violazioni reiterate, la Società potrà procedere alla risoluzione immediata del contratto, senza obbligo di preavviso.

19.3. In caso di cessazione del contratto: l’Account dell’Utente viene disattivato; l’accesso al Servizio è revocato; eventuali Crediti residui si intendono definitivamente persi; non è dovuto alcun rimborso, salvo quanto previsto da norme inderogabili di legge. La conservazione e la cancellazione dei dati dell’Utente a seguito della cessazione del contratto avvengono secondo quanto previsto dall’Art. 13, dall’Informativa Privacy e, ove applicabile, dal Data Processing Agreement. Restano efficaci anche dopo la cessazione del contratto le disposizioni relative a proprietà intellettuale, limitazioni di responsabilità, trattamento dei dati personali, obblighi di riservatezza, legge applicabile e foro competente.

Art. 20. MODIFICHE DEI TERMINI E CONDIZIONI

20.1. La Società si riserva il diritto di modificare, aggiornare o integrare in qualsiasi momento i presenti Termini e Condizioni, nonché la struttura, le funzionalità e la documentazione del Servizio, per giustificati motivi (adeguamenti normativi, evoluzioni tecnologiche o funzionali, esigenze di sicurezza, modifiche organizzative o operative).

20.2. Le modifiche ai Termini e Condizioni saranno comunicate all’utente mediante pubblicazione nell’area riservata, con un preavviso minimo di trenta (30) giorni rispetto alla data di entrata in vigore, salvo i casi in cui la modifica sia richiesta da disposizioni di legge o da provvedimenti delle autorità competenti. Le modifiche di natura meramente formale, tecnica o non sostanziale potranno entrare in vigore anche immediatamente, fermo restando l’obbligo di informativa all’utente.

20.3. In caso di modifiche sostanziali ai Termini e Condizioni, l’Utente ha diritto di recedere dal contratto senza penali, entro trenta (30) giorni dalla comunicazione, mediante le funzionalità disponibili nell’area riservata. In mancanza di esercizio del diritto di recesso entro il termine indicato, ovvero in caso di utilizzo continuato del Servizio successivamente all’entrata in vigore delle modifiche, le nuove condizioni si intendono tacitamente accettate dall’utente. Le modifiche non hanno effetto retroattivo e non pregiudicano i diritti già maturati dall’utente anteriormente alla data di entrata in vigore delle stesse.

Art. 21. LEGGE APPLICABILE, FORO COMPETENTE E APPROVAZIONE SPECIFICA

21.1. I presenti Termini e Condizioni sono regolati e interpretati secondo la legge italiana, anche nel caso in cui l’utente abbia sede o residenza all’estero. Per ogni controversia derivante dall’interpretazione, esecuzione o validità dei presenti Termini e Condizioni, sarà competente in via esclusiva il Foro di Torino, fatto salvo il foro inderogabile del consumatore ai sensi dell’art. 66-bis del D.Lgs. 206/2005.

21.2. Ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 e 1342 del Codice Civile, l’Utente che agisce in qualità di professionista o impresa (B2B) dichiara di aver letto, compreso e di approvare specificamente le seguenti clausole: Art. 8 – Crediti MONK: validità, priorità di consumo, consumo all’avvio dell’elaborazione e conteggio ufficiale dei crediti; Art. 7 – Sicurezza dell’Account, sospensione cautelativa, Soft-lock e risoluzione; Art. 9 – Piani, abbonamenti, condizioni economiche, rinnovo tacito e adeguamento dei prezzi; Art. 10 – Team di lavoro e stanze virtuali; Art. 11 – Responsabilità nell’utilizzo collaborativo del Servizio; Art. 12 – Proprietà intellettuale e restrizioni d’uso; Art. 13 – Dati e contenuti dell’utente, cancellazione e retention; Art. 14 – Cooperazione con le Autorità competenti e preservazione dei dati; Art. 15 – Intelligenza artificiale e modelli di terze parti; Art. 17 – Limitazioni di responsabilità e forza maggiore; Art. 18 – Diritto di recesso e limiti ai rimborsi; Art. 19 – Durata, risoluzione e cessazione del contratto; Art. 20 – Modifiche dei Termini e Condizioni; Art. 21.1 – Foro competente.

21.3. L’approvazione specifica delle clausole di cui al comma precedente avviene mediante accettazione espressa tramite Checkbox separata in fase di registrazione e/o di acquisto del piano, senza la quale non è possibile procedere alla conclusione del contratto.

Letto, approvato e sottoscritto in forma digitale.

Ujiboo S.r.l.

Il Legale Rappresentante

Emanuele GROSSO